Remote Work : 29 conseils simples pour dompter le télétravail [& combattre le Covid-19 🦠]

J’ai toujours été un farouche partisan du Remote Work que je pratique depuis de plus de 10 ans maintenant.

Je vois énormément d’avantages dans le télétravail :

productivité en hausse
moins de perte de temps dans des transports
écologie
gestion du stress
meilleure conciliation entre vie pro et vie perso

Malheureusement les mentalités en France ont mis du temps à bouger dans ce domaine.

Vu les crises successives que nous avons traversées (grèves à répétition en fin d’année) et que nous affrontons, j’ai eu envie d’apporter ma modeste pierre à l’édifice du Remote Work.

En espérant que ces conseils vous servent (ou servent votre manager), à mieux vous organiser dans les prochaines semaines.

Je souhaite, une fois la crise passée, que vous preniez goût au Remote Work et que vous poursuivrez l’expérience, même à temps partiel.

Voici donc 29 conseils pour dompter le Remote Work 👇

1er étape : construire la confiance en Remote Work
Clarifier les rôles & les objectifs
Clarifier les règles
Trouver la bonne organisation
Opter pour des routines efficaces
2e étape : combattre l’isolement
3e étape : adopter les meilleures techniques de productivité
4e étape : apprendre à dompter les réunions à distance
5e étape : choisir les bons outils
La communication en temps réel
La communication asynchrone
Le partage de documents
L’organisation aux petits oignons

1ère étape : construire la confiance en Remote Work

Le télétravail peut faire peur à ceux qui ne l’ont jamais pratiqué. Est-ce que je vais arriver à travailler ? Est-ce que mon travail va être reconnu ? Comment m’organiser ? Quels outils utiliser ? Comment collaborer efficacement ?

Le manager peut aussi se poser quelques questions légitimes. Comment organiser le travail de mes équipes ? Comment vérifier que chacun avance dans le bon sens ? Quel est mon rôle si je n’ai plus d’équipe sur place ? Comment manager en d’autres termes ?

La seule bonne réponse à apporter est la confiance qu’il faut accorder au génie humain, aux procédures à suivre (elles sont ludiques), ainsi qu’aux outils à utiliser (ils ne sont pas complexes).

Mais pour construire cette confiance, il faut s’organiser.

Buffer, une des principales entreprises “full remote”, nous propose cette infographie intéressante sur les principales difficultés liées à ce mode de travail.

Il faut les combattre les unes après les autres afin de créer un environnement qui soit propice au Remote Work.

C’est ce que nous allons tenter de faire. 👇

Clarifier les rôles & les objectifs

Il est essentiel de clarifier les rôles de chacun.

Connaître son rôle dans une entreprise peut sembler évident.

Mais lorsque vous serez à distance, et que vous aurez moins d’opportunité d’interagir avec vos collègues et supérieurs, votre mission pourra alors vous sembler beaucoup plus floue…

C’est source de stress !

1er conseil : prenez le temps de définir clairement votre mission pour la période de télétravail.

Cette mission doit être concrète :

Quels sont vos objectifs en matière de livrables
Avec qui vous allez devoir collaborer
Quelles sont les missions des personnes avec qui vous allez collaborer

Pour vous organiser, la méthode OKR offre un cadre structurant et permet d’obtenir rapidement des résultats.

Elle consiste à choisir des objectifs (“O”), qui se matérialisent par un but à atteindre.

Elle implique ensuite de sélectionner jusqu’à 5 résultats clés (“KR”) qui permettent de mesurer les progrès accomplis dans la réalisation de l’objectif.

Chaque “OKR” peut également comporter des initiatives décrivant le travail requis pour atteindre les résultats clés et les indicateurs associés.

💡Astuce : vous pouvez utiliser le Template Airtable “OKR Tracking”.

Complétez vos OKR et faites-les valider par votre boss.

Demandez-lui qu’il fasse de même pour les personnes avec qui vous devrez collaborer durant votre période de Remote.

Vous aurez ainsi toutes et tous ainsi une mission, des objectifs et des tâches parfaitement définis.

Ceci permet à chacun de s’aligner et de se sentir impliqué et concerné par une mission commune.

Utilisez un outil collaboratif tel que Airtable pour partager vos OKR collectifs et individuels ☝️

Clarifier les règles

Vous connaissez spontanément les règles qui s’appliquent au bureau, tel que les horaires par exemple.

En Remote, votre organisation peut-être plus libre. Vous pouvez par exemple vous octroyer du temps en journée pour accompagner vos enfants à l’école et les chercher à leur sortie. [Bien évidemment, respectez scrupuleusement le confinement]

Vos horaires ne seront donc pas forcément calqués sur ceux que vous pratiquez au bureau.

Il en va de même pour l’organisation de votre travail.

Vous serez normalement beaucoup plus productif qu’au bureau où les sollicitations sont permanentes.

Vous devriez donc être en mesure de travailler mieux en moins de temps. 💪

2e conseil : jouez la transparence sur vos horaires de travail, et soyez clair sur les plages horaires durant lesquelles vous pouvez être contacté.

Programmez des points réguliers avec votre manager. Par exemple, tous les lundis, mercredis et vendredis à 10h.

Fixez un ordre du jour pour chaque point programmé.

Définissez à l’avance les jours où vous devez vous rendre au bureau.

3e conseil : assurez-vous que cette transparence soit appliquée aux personnes avec qui vous devez collaborer. Vous devez savoir qui vous allez rencontrer physiquement quand vous serez au bureau (si vous en avez encore la possibilité) et avec qui vous devrez collaborer à distance.

Un calendrier partagé avec les jours et horaires de présentiel et de distanciel de chacun s’impose.

Trouver la bonne organisation

Il n’est pas évident pour tout le monde de travailler chez soi.

Si c’est la première fois, commencez par soigner votre environnement de travail.

Vous avez dans votre appartement une pièce qui sert de bureau ? C’est parfait.

Dans le cas contraire, choisissez un lieu qui peut vous servir de bureau. N’en changez pas.

4e conseil : évitez de travailler dans votre lit ou sur votre sofa. Trouvez un endroit pratique dans votre appartement et faites-en votre bureau.

Rendez-le le plus confortable possible.

Choisissez une chaise avec laquelle vous n’aurez pas mal au dos ou au coccyx au bout d’une heure.

Si vous n’avez rien de confortable, investissez dans une chaise de bureau Ikea par exemple.

Si possible, apportez des éléments de décoration qui vous fassent penser à votre bureau en entreprise.

Veillez à rendre le tout plaisant et agréable.

Des plantes, des photos ou tableaux feront probablement l’affaire.

Soyez également attentif à l’éclairage. Il doit être suffisant pour ne pas fatiguer vos yeux. Et si vous pouvez bénéficier de la lumière du jour, ne vous en privez surtout pas !

5e conseil : investissez dans du matériel adéquat. C’est un point essentiel.

Ne perdez pas de temps avec un vieil ordinateur récalcitrant. Exigez de votre entreprise qu’elle vous fournisse un laptop récent.

Investissez aussi dans un bon casque audio avec micro si vous n’en avez pas. Il vous servira pour vos réunions distancielles.

6e conseil : investissez dans une bonne connexion.

Profitez pour passer à la fibre si ce n’est déjà fait. Les réunions en visio demandent beaucoup de bande passante.

Il n’y a rien de plus stressant et énervant que d’avoir des problèmes de connexion lors d’un meeting important qui se tient à distance.

Préférez d’ailleurs une connexion filaire au WIFI.

7e conseil : soyez clair avec votre famille. Une fois que vous avez installé votre espace de travail, prévenez votre famille qu’il s’agit de votre zone de travail. 🚫

La règle doit être très simple : si vous être assis à votre bureau, vous ne devez être dérangé sous aucun prétexte, absolument AUCUN !

Opter pour des routines efficaces

Les distractions sont nombreuses et la motivation peut rapidement vous faire défaut dans un cadre qui n’est pas spécifiquement celui dans lequel vous avez l’habitude de travailler.

Le fait de répéter chaque jour le même rituel vous aidera à :

rester focus sur ce que vous avez à faire
à vous mettre au travail et rester concentré.

C’est bon pour la confiance en soi, en ses capacités à délivrer !

8e conseil : adoptez un rituel dès votre réveil. Par exemple, faire son lit, prendre son petit déjeuner, faire une séance de yoga, d’étirements ou de méditation. ~~Accompagner les enfants à l’école~~, ah ben zut, elles sont fermées. 🤔Aménager des activités pour les enfants afin qu’ils soient le plus autonomes possible. Vous les mettez devant une console de jeux vidéos quoi. 🤪

Quoi qu’il en soit, ne plongez pas directement dans votre travail. Prévoyez un moment pour vous entre votre réveil et votre mise au travail.

9e conseil : habillez-vous ! Oui il peut être tentant de rester en pyjama chez soi. Je sais de quoi je parle 😜

Pourquoi c’est important ?

Parce que vous devez construire des frontières claires entre le travail et votre vie personnelle. Si vous ne le faites pas, vous risquez de rapidement vous épuiser en travaillant trop ou au contraire, vous disperser en étant happé par diverses distractions comme regarder votre série préférée sur Netflix.

Donc prenez une bonne douche et habillez-vous !

10e conseil : établissez des règles claires sur vos horaires de travail.

Ceci est valable pour vous, mais aussi pour vos collègues de travail – ils doivent savoir quand ils peuvent vous contacter – ou les membres de votre famille – ils doivent savoir quand ils peuvent vous déranger.

11e conseil : faites des pauses.

Au bureau, elles sont spontanées : un collègue qui vient vous parler de ses dernières vacances aux Bahamas, une pause café, la pause déjeuner…

Chez soi c’est moins évident et l’on peut facilement rester devant son ordinateur de longues heures sans jamais s’arrêter.

C’est une erreur. L’épuisement guette et la baisse de créativité et de motivation est inéluctable.

Mettez le conseil N°10 en œuvre et prévoyez des pauses à des heures fixes.

Fermez votre ordinateur, oubliez votre smartphone, et faites des activités qui n’ont plus rien à voir avec votre travail : marcher, faire des courses, écouter de la musique, cuisiner… [Bien évidemment, respectez scrupuleusement le confinement]

Ces pauses vous ressourcent, alimentent votre créativité et votre productivité.

12e conseil : faites des exercices physiques.

En temps normal, vous marchez pour votre rendre au travail, prendre un café au distributeur, rencontrer un collaborateur, assurer un rendez-vous, ou encore pour aller manger…

Chez vous, vos déplacements vont être très restreints.

Ce n’est bien évidemment pas bon pour votre physique et votre moral.

En appliquant le conseil N°11, prévoyez des activités qui vous obligent à bouger, et si possible sortez de chez vous !

13e conseil : alimentez-vous sainement et buvez beaucoup (de l’eau hein !).

Chez vous, les tentations sont grandes. Le placard rempli de biscuits est à portée de main, et la flemme peut vous empêcher de faire une vraie pause déjeuner “healthy”.

Et je sais de quoi je parle. Je grignote toute la journée et je déjeune debout en 4e vitesse des cochonneries…

Mais en écrivant ses lignes, j’ai décidé de me ressaisir 😁!

Humm, pas certain en fait 😋

2e étape : combattre l’isolement

J’aurais pu me contenter de classer cet item dans le chapitre précédent, mais il est si crucial dans votre réussite en tant que “Remote Worker” que j’ai préféré y consacrer un chapitre autonome.

Et c’est d’autant plus vrai avec la crise sanitaire que nous traversons actuellement.

En temps normal, le télétravail n’est pas obligatoirement synonyme du travail à la maison.

Certains Remote Workers préfèrent en effet s’installer dans des espaces de coworking proches de leur lieu d’habitation ou dans des cafés qui acceptent et qui sont adaptés à ce genre de pratique.

Bien évidemment, il s’agit de lieux de socialisation, dans lesquels il est possible de rencontrer du monde, prendre un café, discuter de ses vacances ou échanger sur son travail.

Lorsqu’on est confiné chez soi, c’est plus dur.

Et l’isolement peut devenir rapidement synonyme de perte de confiance, de perte d’identité, de dépression. 😱

Il est donc essentiel de combattre ce sentiment corrosif. 🦠

Comment ?

En échangeant très régulièrement avec vos collègues, partenaires, clients…

14e conseil : pour échanger et sortir du confinement de votre “Home Office” ne vous contentez pas uniquement du téléphone.

Utilisez les outils du Remote Work en tête desquels se trouvent les outils de chat vidéo ou de conférence en ligne.

Nous les aborderons un peu plus loin dans cet article. 👇

Retenez ici qu’il faut être actif sur ces outils de communication à distance et qu’il ne faut pas les utiliser uniquement pour des échanges professionnels.

Faites preuve d’un peu d’imagination et invitez vos collègues à de petits événements sympas tel qu’un “lunch en Remote” à reproduire tous les mardis et jeudis par exemple ou un débat sur la dernières séries du moment qui cartonnent tous les vendredis à 18h.

Je suis certain que vous trouverez plein d’idées, et d’ailleurs n’hésitez pas à les partager en commentaires. 👇

3e étape : adopter les meilleures techniques de productivité

Sincèrement, profitez d’être chez vous pour travailler mieux, mais moins !

Cela vous laissera du temps pour vos passions ou pourquoi pas lancer un side project qui vous rendra bientôt richissime (une formation online sur le crochet, une série vidéo sur comment devenir le maître absolu sur Fortnite, ~~un business en ligne de vente de masques FFP2~~…).

Je suis sérieux !

C’est une opportunité formidable pour s’initier aux techniques de productivité des meilleurs entrepreneurs.

Il en existe bien évidemment des centaines.

Elles sont d’ailleurs très personnelles. Certaines fonctionneront sur vous, tandis que d’autres seront totalement inopérantes.

Je vais vous présenter les miennes ainsi qu’une bibliographie qui vous permettra de faire votre marché.

Appliquez-les pour les éprouver et vous les approprier. Laissez bien évidemment tomber celles qui n’ont pas d’effet sur vous.

15e conseil : votre calendrier est une arme atomique.

En fin de semaine, planifiez votre travail pour l’intégralité de la semaine à venir d’un point de vue “macro”.

Exemple :

lundi
- de 9h à 9h30 réalisez les tâches rapides à faire (vous vous débarrassez ainsi de petites tâches qui peuvent vous rester en tête toute la journée et la polluer si elles n’ont pas été réalisées : “mince, il ne faut pas que j’oublie de faire ça et ça…”,
- De 9h30 à 11h dossier “Client A”
- de 11h à 12h30 traitement des emails, appels téléphoniques, slack, réseaux sociaux
- de 14h à 16h réunions à distance
- de 16h à 17h pause
- de 17h à 19h dossier “Organisation du prochain événement client”

Idem pour les autres jours de la semaine

Puis chaque soir, complétez votre agenda avec les tâches effectives que vous devez accomplir.

Exemple :

Lundi
- Client A : préparer le planning de la mission, ouvrir un espace collaboratif avec le client, préparer les questions préliminaires nécessaires au lancement du projet…

Pourquoi est-ce important ?

Tout simplement parce que vous n’aurez plus besoin de réfléchir, en commençant votre journée, aux tâches que vous devez effectuer.

Et croyez-moi, c’est un sacré confort.

Dans le cas contraire, voici ce que vous risquez :

Traîner sur les médias sociaux, les sites d’actualité, ~~les sites de rencontre~~…

Traiter vos emails dès que vous attaquez votre journée.

Je sais c’est super tentant, mais c’est une grave erreure car vous risquez de vous disperser. L’un de vos clients vous demande un truc en urgence (alors qu’il peut largement atteindre, nous sommes d’accord hein, et puis sinon il passerait par le téléphone), vous y répondez et bim, votre organisation vole en éclats ; ou vous décidez de ne pas y répondre et bim, votre cerveau ne va penser qu’à ça, votre taux de stress va monter en flèche 😒
Dépendre de votre inspiration. Il y a des jours où ça marche, d’autres où c’est beaucoup plus incertain.

Résultat, vous ne savez plus quoi faire pour démarrer votre journée, vous pensez que vous n’avez pas grand-chose d’urgent à faire, votre moral en prend un coup, car vous avez l’impression que vous êtes inutile alors qu’en fait, la terre entière compte sur vous…

Prenez donc l’habitude de terminer systématiquement chacune de vos journées en planifiant les tâches du lendemain.

Vous verrez, vous allez booooster. 🚀

Pourquoi votre calendrier plutôt qu’une une application dédiée type gestion des Todos ?

Tout simplement parce que vous n’aurez à gérer qu’un seul outil et non deux et qu’une vue calendaire est plus efficace qu’un empilement de tâches à faire.

Vous pouvez simplement organiser votre calendrier avec des couleurs différentes pour identifier facilement vos RDV, vos réunions tél., et vos todos par exemple.

16e conseil : découpez vos projets en petites tâches.

C’est bon pour le moral et pour l’efficacité. La méthode OKR abordée plus haut vous aidera.

Exemple, vous devez réaliser le prochain site Web de votre entreprise.

Par quoi commencer ? 🤔 Le design, l’éditorial, le rubricage, le choix d’un prestataire, le cahier des charges, le choix d’une techno, les objectifs du site… ?

Vous voyez bien que si vous mettez dans votre agenda une tâche : “réaliser le site Web”, vous risquez de vous perdre, et surtout d’être face à une montagne qui vous semblera infranchissable. 🏔

Du type l’Everest quoi !

C’est compliqué… vous allez y laisser encore une fois votre santé mentale. 🤕

Préférez donc des tâches parfaitement réalisables. Il suffit pour cela de découper les grosses actions en petites tâches.

Si vous inscrivez dans votre agenda “définir les rubriques de premier niveau”, cela vous semblera beaucoup plus simple que “créer le site Web”.

En plus, vous organisez beaucoup mieux votre projet et donc votre temps 👉chaque jour = une tâche parfaitement réalisable.

17e conseil : optez pour une application qui permet de bloquer l’accès à certains sites web, à certaines heures de la journée.

C’est franchement simple, vous êtes chez vous, vous ne sentez plus la pression sociale sur vos épaules, du coup vous allez papillonner sur les médias sociaux, sites d’actus et autres distractions…

La solution ?

Bloquez ces sites durant vos plages de travail ! 🚫

Du coup, vous ne serez même plus tenté d’y aller.

C’est magique.

Moi j’utilise Rescuetime. Mais il existe beaucoup d’autres solutions. FocusMe me semble pas mal également.

18e conseil : le “zéro inbox” ! Ça ne vous stresse pas d’avoir des dizaines et des dizaines de mails dans votre inbox ?

Vous en n’avez peut-être pas l’impression, mais en fait c’est pas bon pour le moral !

La solution, finissez votre journée en vidant votre inbox !

Comment ?

C’est assez simple :

répondez aux mails qui nécessitent une réponse rapide
une fois fait, classez-les dans les dossiers adéquates pour les faire disparaitre de votre inbox

ceux qui appellent une action plus longue qu’une simple réponse, accusez bonne réception afin que votre interlocuteur soit rassuré sur le fait que vous allez bien traiter sa demande, et programmer un rappel pour le jour et l’heure auxquels vous souhaitez le traiter

Il disparaitra ainsi de votre inbox. Ça fait toute la différence, car vous n’y penserez plus jusqu’au jour où vous devrez le traiter.

19e conseil : éliminez toutes vos notifications, sauf celles qui sont ABSOLUMENT nécessaires.

Pour clore ce chapitre sur la productivité, je vous invite à lire la La “25e Heure – comment travailler une heure de moins chaque jour”.

4e étape : apprendre à dompter les réunions à distance

Les réunions n’ont pas à être soulantes.

C’est vrai en présentiel, mais c’est encore plus vrai en distanciel.

Gardez à l’esprit que les réunions en Remote Work sont des “moments forts” car elles permettent de réunir l’équipe.

Avec les quelques conseils ci-dessous, vous devriez pouvoir organiser et animer des réunions qui cartonnent.

20e conseil : définissez les résultats attendus de la réunion. Autrement dit, si les objectifs du meeting online ne sont pas clairs, vous avez toutes les chances de rapidement démotiver les participants.

Soyez donc super clair sur les objectifs, mais ne soyez pas trop ambitieux.

Une règle peut s’appliquer ici autant que faire se peut : une réunion = “un objectif clair, précis, atteignable”.

L’idée est de ne pas se disperser, de rester focus sur l’objectif et d’impliquer tous les participants.

21e conseil : travaillez en amont votre réunion.

Considérez le travail préparatoire comme un moyen de donner à vos collaborateurs l’accès aux informations dont ils auront besoin pour préparer et participer à la réunion.

Invitez-les à faire de même de leur côté. S’ils ont besoin d’inputs d’autres personnes pour préparer la réunion et y participer en apportant des solutions, ils ne doivent pas atteindre le jour J pour collecter ces informations.

Dans le cas contraire, ils seront incapables d’apporter les solutions et d’en discuter, ils ne feront que collecter les informations dont ils ont besoin, et ils ralentiront l’avancement du projet.

22e conseil : “chauffez” la réunion.

L’idée ici est d’aligner tous les participants sur l’objectif de la réunion.

Ils peuvent en effet arriver avec d’autres choses en tête (une précédente réunion, un call qui s’est mal passé, un dossier sur lequel ils étaient concentrés…). Il faut donc les aligner sur l’objectif de la réunion, sa durée et les output qui doivent en sortir.

23e conseil : adoptez la technique de l’entonnoir.

En début de réunion chacun expose des solutions possibles. C’est la phase contradictoire. Puis réduisez la discussion aux seules solutions qui méritent d’être discutées, et enfin actez.

24e conseil : concluez la réunion efficacement en trois points :

demandez s’il y a des questions
assurez-vous que chacun reparte avec sa liste de tâches
indiquez clairement la prochaine étape

25e conseil : demandez systématiquement un feedback aux participants. Quelques heures après la fin de la réunion, adressez un mail aux participants afin qu’ils puissent “noter” la qualité de la réunion et éventuellement vous soumettre des critiques constructives pour les prochains rendez-vous.

25e conseil : exigez que chacun active sa caméra. D’une part, c’est beaucoup plus convivial et d’autres par l’expression de vos interlocuteurs permet souvent d’éviter des malentendus qui peuvent s’avérer fâcheux.

Cela peut-être un peu intimidant au départ d’activer sa caméra, mais on se prend vite au jeu et voir la tête de ses interlocuteurs, c’est tout de même vachement mieux !

5e étape : choisir les bons outils

Il y a quatre domaines clés qui nécessitent des outils pour collaborer efficacement en remote.

La communication en temps réel

Pouvoir communiquer en temps réel est bien évidemment essentiel quand chacun travaille à distance.

26e conseil : optez pour des solutions agiles telles que Zoom, Hangout. Testez les deux et choisissez.

La communication asynchrone

La communication asynchrone au sein d’une équipe projet est bien évidemment essentielle.

Elle permet de travailler efficacement entre les réunions, ainsi que sur plusieurs fuseaux horaires.

Tentez d’ailleurs de fixer des règles précises entre la communication asynchrone et la communication en temps réel.

Les deux se complètent naturellement, mais il ne faut pas les confondre. Elles répondent à des objectifs différents.

Écrivez un petit guide : “Quand utiliser la communication en temps réel et quand communiquer de manière asynchrone”. Et donnez des exemples.

27e conseil : optez pour une solution agile telle que Slack. Testez les deux et choisissez.

Évitez de trop dépendre de l’email.

Le partage de documents

Le partage de documents (vidéos, documents, feuilles de calcul…) est là encore essentiel.

28e conseil : optez pour des solutions qui vous permettent de partager simplement des documents, mais aussi de pouvoir collaborer à plusieurs sur un document partagé.

Google Drive s’avère ici précieux, mais vous pouvez opter pour OneDrive si vous êtes Microsoft ou d’autres solutions encore.

L’organisation aux petits oignons

Restez organisé pour suivre les ressources disponibles, les événements et les todos afin de garder l’équipe alignée.

29e conseil : vous pouvez opter pour des outils du type Asana, Trello, Basecamp.

Pour finir cet article, voici quelques lectures recommandables :
The Ultimate Guide to Remote Work (Zapier). C’est la lecture de ce guide qui m’a donné envie d’inviter Wade Foster en tant que Keynote Speaker sur Inbound Marketing France. Merci à la team IMF d’avoir accepté 🙂